Księgowość sprzedaży na Amazon – czyli jako to ogarnąć i nie zwariować.

Księgowość sprzedaży na Amazon – czyli jako to ogarnąć i nie zwariować.

Bycie wieloletnim, aktywnym sprzedawcą na Amazon, oraz prowadzenie consultingu dla Polskich sprzedawców na Amazon daje mi całkiem dużo doświadczeń w zakresie księgowości sprzedaży na Amazon, oraz stawia mnie w świetle osoby, która już coś na ten temat wie. Tak naprawdę, jednym z podstawowych obszarów, w których Polscy sprzedawcy na Amazon potrzebują pomocy to właśnie księgowość – wynika to z wielu względów – często Amazon jest pierwszą platformą, na której startują Polacy myśląc o globalnej sprzedaży, co za tym idzie ich dotychczasowa wiedza i doświadczenia księgowe nijak się mają do tego co trzeba zrobić aby poprawnie ewidencjonować i rozliczać sprzedaż na Amazon. No dobrze, zatem jak to zrobić?

 

Przyjęte założenia

Otóż odpowiedź nie jest już taka oczywista i jednolita i aby ją udzielić trzeba przyjąć pewne założenia – podstawowe to – gdzie i jak mamy zarejestrowaną firmę – jeżeli prowadzisz firmę zarejestrowaną w innym kraju niż Polska – ten post będzie interesujący dla Ciebie tylko w obszarze rozliczeń VAT. Kolejna sprawa to o jakim modelu logistyki w zakresie Amazon myślimy – czy to ma być logistyka własna z wysyłką towarów z Polski bezpośrednio do klientów na cały świecie, czy też chcemy skorzystać z logistyki magazynów Amazon – te drugie rozwiązanie zyskuje coraz więcej zwolenników (i słusznie, gdyż dużo ręcznej pracy i odpowiedzialności przechodzi z nas, na Amazon, co daje nam spokojniejszy sen w razie problemów z zamówieniami). Jeszcze jedna kwestia, to jak sprzedajemy przez Amazon – czy traktujemy Amazon jako kolejna platformę sprzedażową w naszym portfolio, a może marzy nam się Vendor – czyli możliwość sprzedawania naszych produktów bezpośrednio do firmy Amazon, a następnie Amazon sprzedaje nasze produkty do klientów. Każdy z tych modeli, czy to logistycznych, czy sprzedażowych, czy księgowych (kraj zarejestrowania firmy) ma swoje plusy i minusy, a ten post nie ma być analizą porównawczą, dlatego przyjmijmy pewne założenia: Posiadamy spółkę z o.o. w Polsce, chcemy handlować na Amazon bezpośrednio ale z wykorzystaniem logistyki (magazynów) Amazon. Jeżeli ten model to coś co jest bliskie Twojemu sercu, to witaj w klubie, gdyż problemy i szanse i zagrożenia tego modelu to coś z czym spotykam się na co dzień. Przyjrzyjmy się temu modelowi sprzedaży od podstaw.

 

WDT i WNT – Czyli zaczynamy od podstaw

Zamierzasz wysyłać lub już wysyłasz towar do jednego z kilkudziesięciu magazynów Amazon w Europie i super. Niestety trzeba pamiętać o tym, że większość tych magazynów zlokalizowanych jest poza Polską – co niestety ma znaczący w wpływ na to jak rozliczamy VAT do takich transakcji. Napisałem już dość obszerny artykuł w obszarze VAT więc nie będę ponownie wdawać się w duże szczegóły w tym obszarze, natomiast pamiętaj bazową zasadę: Jeżeli wysyłasz towar do magazynu zlokalizowanego w innym Państwie Unii to musisz wykazać to w deklaracji VAT-EU jako WDT – Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towaru – jeśli towar wysyłasz z PL do innego Państwa UE, lub jako WNT – Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów – gdy towar przesyłasz z innego kraju UE do PL – jest to pewna forma dokumentacji takiej „transakcji” jako podstawa do zastosowania „0” stawki VAT. Uwaga – my tu nie mówimy o żadnej transakcji – to tylko dostawa lub „nabycie” naszego produktu. Ten towar niezależnie, w którym Państwie UE się znajduje –  cały czas jest nasz; do momentu, do którego zostanie zamówiony przez klienta i do niego wysłany przez pracowników Amazon. Abym dokumentować WDT i WNT musimy mieć dowód, że taka dostawa miała miejsce czyli np. CMRkę, lub tracking kurierski – cokolwiek co jest dowodem na to, że wysłaliśmy nasz towar z jednego do drugiego kraju UE – do ruchów Amazon, musi nam wystarczyć raport z tych przesunięć, gdyż nie mamy ani CMR ani trackingu.

Idźmy dalej, sam fakt leżakowania towaru w innym kraju teoretycznie nie wymusza na nas konieczności rejestracji do VAT w tamtym kraju, natomiast w tym modelu sprzedaży to tylko teoria – gdyż po to towar jest wysłany do magazynów w innych krajach aby z stamtąd był sprzedawany – a aby taką sprzedaż ewidencjonować poprawnie MUSIMY zarejestrować się do VAT w kraju do którego wysyłamy towar po to aby dalej go sprzedawać z jego terytorium.

Na Amazon mamy pewne specyficzne ruchy magazynowe np. Amazon wskaże nam, ze magazynem, z którego będzie wysyłany nasz towar będzie magazyn pod Wrocławiem, o skrótowej nomenklaturze WRO2 – niestety, o ile nie jesteśmy Vendorem na dzień dzisiejszy (26.09.2017) adres do dostawy będzie zlokalizowany na terytorium DE – czyli wysyłamy towar do Niemiec, do Huba przeładunkowe skąd towar następnie wraca do PL (wiem, jest to bez sensu – Amazon pracuje na tym aby to zmienić, ale nie wiadomo kiedy ta zmiana nastąpi). Zatem aby ewidencjonować taką dostawę poprawnie – robimy WDT dla dostawy do Niemiec, następnie WNT z przyjęcia towaru z DE do magazynu np. WRO2 pod Wrocławiem – podwójna praca księgowa i ewidencja – ale da się.

Zapamiętajcie z tego fragmentu dwie kwestie – WDT i WNT do dostaw lub przyjęć towaru i nr. VAT tam gdzie towar ma być magazynowy w Europie, kropka. W logistyce Amazon jest kilka modeli obsługi magazynowej – magazynowanie towaru w jednym z wybranych krajów (na tę chwilę z wyłączeniem PL i CZ), czyli w DE, UK, FR, ES lub IT, trzymanie produktu w nazwanym przeze mnie „małym trójkącie” czyli DE, PL oraz CZ, oraz finalna i najbardziej skuteczna opcja czyli trzymanie produktu w 7-dmiu krajach w EU tzw. PAN European FBA – jest to ultra wygodne i skuteczne rozwiązanie, gdyż wysyłamy jedną paczkę do jednego kraju, a dalej Amazon rozsyła go między 7 krajów, tak aby był blisko i szybko docierał do nabywców – rozwiązenie fajne, ale największy challange księgowy. Uff, dobrnąłeś do tego miejsca to gratuluje, idziemy dalej.

 

Magazyn dystrybucyjny Amazon w Eisenach, Niemcy

FC Transfery – ruch towaru między magazynami

O rejestracji i obsłudze VATów, pisałem we wcześniejszym artykule, ale zakładając, że masz już te VATy, możesz jechać dalej z PAN EU, tylko muszę Cię przestrzec – jeżeli wysyłasz produkty, które są sprzedawane (wysyłane) z innych krajów, a rozliczasz VAT w PL – uważaj, gdyż jest to nie poprawne i z punktu widzenia Polskiego urzędu skarbowego jak i obcych urzędów – a sprzedaż w Ecommerce ma to do siebie, że wszystko jest jawne – nawet jeśli nie dzisiaj to za jakiś czas może to wyjść na jaw np. gdy urzędy zaczną prosić Amazon o dane sprzedażowe – a w niektórych krajach, takich jak Francja – już zaczęli. Mało tego, znam przypadek Polskiej firmy, gdzie podczas kontroli głównej, Polski urząd skarbowy odezwał się do amazon.de w celu weryfikacji prowadzonej przez kontrolowaną firmę sprzedaży.

Dodałeś produkty, wysłałeś i co dalej? Teraz pojawiają się pierwsze tzw. FC_Transfery – są to ruchy towarów między magazynami Amazon zlokalizowanymi w różnych krajach czyli. np. wysłałeś 100 sztuk do Czech, a Amazon wziął z tego 7 sztuk i wysłał do DE, a kolejne 5 do UK i np. 3 do FR – to co powinieneś zrobić? W Polskim systemie księgowym, aby mieć porządek dobrze byłoby utworzyć dokument WZ i PZ aby udokumentować takie przeniesienia i mieć zgodność ze stanami w poszczególnych krajach – które w Twoim systemie księgowym mogą być identyfikowane przez tworzenie różnych magazynów  np. MAGAZYN CZ – to magazyny Czeskie – jeżeli tam wysyłałeś towar z PL – robisz PZ i WZ między tymi magazynami gdzie odbiorcą i dostawcą będzie Twoja spółka, ale z różnymi numerami VAT – odpowiednio z VAT CZ i PL – dzięki temu ewidencjujesz ten ruch – jak chcesz być super dokładny możesz podać ID FC_Transferu w uwagach do PZ i WZ, aby było wiadomo skąd się to wzięło. Miesięczne podsumowanie tych WZtek i PZtek będzie dla Ciebie kwotą jaką powinieneś wykazać w deklaracji VAT-EU jako kwota wynikająca z WDT do danego kraju + dostawy zbiorcze, czyli tzw. INBOUDNY. Mam  nadzieję, że to w miarę jasne.

Aha, bardzo ważne – Kluczowym do poprawności tych rozliczeń jest raport VAT Transaction Report, który można pobrać w Amazon z Raporty –> Fulfilment by Amazon i na samym dole VAT Transaction Raport:

Pamiętajcie, że na tę chwilę raport ten jest dostępny w cyklach miesięcznych i pojawia się 3-ciego dnia następnego miesiąca – to ważne, gdyż może nam zostać mało czasu na ręczne obrabianie kilkuset lub kilku tysięcy operacji z całego miesiąca.  To co najważniejsze w tym raporcie to zawiera on wszystkie transakcje sprzedaży z danego miesiąca czyli SALE, wszystkie FC_Trasfery, wszystkie INBOUNDY- czyli zbiorcze dostawy do magazynów Amazon oraz RETURNY i REFUNDY – tak, tak Amazon rozbija transakcje zwrotu środków, od zwrotu produktu, ale o tym za chwilę. Generalnie, cała poprawność księgowa zaszyta jest w tym raporcie, dlatego warto nauczyć się go czytać i odpowiednio filtrować.

 

Księgujemy sprzedaż

Ok, zatem mamy omówione „po krótce” INBOUNDY i FC_Transfery. To teraz szczęśliwie pojawia nam się sprzedaż i co teraz? Cieszymy się 😊 Ale księgowość nie śpi, dlatego z raportu VTR wyciągamy kraj wysyłki i kraj dostawy (Sale departure country i sale arrival country) są to kluczowe informacje aby zidentyfikować jaką stawkę VAT zastosować do FV dla tego klienta, dla przykładu jeżeli produkt wysłany był z Czech do klienta w Niemczech to co do zasady powinniśmy wystawić FV z VATem Czeskim chyba że: przekroczyliśmy próg sprzedaży wysyłkowej w DE, który w skali roku na tę chwilę wynosi 100k euro netto, lub gdy dobrowolnie zrezygnowaliśmy z tego progu chcąc od razu płacić VAT Niemiecki – jest to korzystne rozwiązanie gdyż VAT w DE to 19% a w CZ 21%. W Polsce też możemy skorzystać z takiego zwolnienia składając deklarację VAT-21. Generalnie progi VAT przy sprzedaży wysyłkowej dotyczą wszystkich krajów w UE, nie zależnie z jakiego kraju następuje wysyłka – są jedynie różnice w wysokości tych progów w poszczególnych krajach.

Dla dalszego zobrazowania poprawności wystawiania FV sprzedażowych dajmy przypadek wysyłki towaru z FR do klienta we Francji – w tej sytuacji wystawiamy FV z magazynu Francuskiego z Vatem Francuskim. Ważna jest oczywiście data transakcji – w raporcie VTR należy patrzeć na kolumnę „Complete date” jako najbardziej poprawna data – co to znaczy najbardziej poprawna? Ano zdarzają się niestety sytuacje, że data ta różni się od wyciągu z konta Amazon i może powodować niezgodność w saldzie – niestety nie możemy nic z tym zrobić, trzeba uzbroić się w cierpliwość i najlepiej byłoby jeszcze dodatkowo weryfikować wyciąg z konta Amazon czy data wpłynięcia środków na pewno nam się zgadza. Podsumowując, wprowadzamy FV sprzedaży na odpowiednim magazynie w systemie księgowym,  z odpowiednią stawką VAT i datą – to absolutna podstawa aby robić to dobrze. Z racji na progi sprzedaży wysyłkowej VAT oraz dobrowolne rezygnacje (VAT-21) mogą się zdarzyć sytuacje, w którym sprzedaż wprowadzamy na magazynie PL, ale z VATem innego kraju, np. DE – tak jak w przykładzie opisanym powyżej.

 

Piekło księgowego – RETURNY i REFUNDY

Przebrneliśmy przez INBOUNDY, FC_TRANSFER i SALE – zostały nam zwroty, czyli RETURNY i REFUNDY – no cóż moi mili, tutaj naprawdę możliwych jest wiele scenariuszy. Otóż Amazon zasłynął z bardzo liberalnego dla kupujących podejścia do zwrotów i tym między innymi zbudował swoją przewagę. Zaznaczam tutaj ponownie, że mówimy o zwrotach w modelu sprzedaży przez FBA – zwroty produktów wysyłanych z własnych magazynów realizujemy inaczej. W przypadku FBA to amazon zarządza zwrotami a my jako sprzedawcy nie wiele mamy do powiedzenia. Rozważmy kilka scenariuszy: 1. Klient zgłasza chęć zwrotu do Amazon – w większość przypadków, praktycznie natychmiastowo dostanie zwrot środków, co w naszym raporcie oznaczone jest REFUND – czyli mamy podlinkowane zamówienie, którego zwrot dotyczy – pamiętajmy, że klient dostaje zwrot całości wydanych pieniędzy, natomiast do nas nie trafia już całość – otóż należność zostaje pomniejszona o wydany wcześniej koszt obsługi FBA i tzw. return processing fee – które stanowi 10% wcześniej pobranej prowizji przez Amazon. Na tym etapie robimy w systemie księgowym korektę do FV ale z wycofanym skutkiem magazynowym gdyż produkt do nas nie wrócił. Następnie szukamy, czy mamy RETURN do tej samej transakcji – czyli zwrot produktu – w wielu przypadkach go tam nie będzie i tutaj warto zacząć grzebać dlaczego – to są te wspomniane inne przypadki.

Warto pogrzebać w Reimbursement Report, zlokalizowanym w Raports –> Fulfilment by Amazon –> Reimbursement znajdziemy tam wszystkie „odszkodowania”, które otrzymaliśmy od Amazon, jest spore prawdopodobieństwo, ze Amazon przyznał klientowi zwrot, a nam odszkodowanie, gdyż nie opłacało mu się opłacać wysyłki zwrotnej produktu od klienta do jednego z ich magazynów – ma to miejsce szczególnie często w sytuacjach gdy zamówienie jest z innych krajów niż lokalizacja magazynów typu Belgia, Holandia, Luksemburg, Austria itp. tutaj oczywiście dużo zależy od wartości produktu. Ciekawostką jest przyznana przez Amazon kwota odszkodowania – jest to często bardzo nieregularna kwota, która jest szacowaną przez Amazon wartością naszego towaru, biorąca pod uwagę np. średnią cenę produktów w danej kategorii – algorytm tej wyceny jest dość złożony i nie jest znany sprzedawcom, ale dla pocieszenia dodam, że nie będziecie stratni- kwota jaką otrzymamy od Amazon jest akceptowalna. W tej sytuacji widzimy kiedy otrzymaliśmy odszkodowanie i możemy dzięki temu zniszczyć produkt z naszego magazynu – czyli wywołujemy skutek magazynowy, robimy RW na ten produkt i najlepiej protokół zniszczenia z opisanym powodem i np. ID odszkodowania z Amazon. Są też takie scenariusze, że produkt wrócił od klienta uszkodzony i jego stan nie nadaje się do ponownej sprzedaży i odpowiedzialności za to nie ponosi Amazon – w takiej sytuacji pytanie czy macie ubezpieczone produkty? Jak nie, robimy zlecenie zniszczenia produktu przez Amazon i tak jak powyżej RW i protokół zniszczenia. Kolejny scenariusz to produkt uległ uszkodzeniu już w magazynie Amazon wtedy przez pewien czas jeszcze będzie widoczny na ich magazynie z zapisem „WAREHOUSE DAMAGE” aż pewnego dnia zostanie zniszczony a my powinniśmy otrzymać odszkodowanie od Amazon.

Jednym z bardziej złożonych modeli jest sytuacja, w której klient odsyła produkt czyli widzimy “RETURN” ale odesłanie produktu miało miejsce do magazynu w innym kraju niż jego pierwotna wysyłka, czyli np. produkt był wysłany z magazynu PL do DE i na magazynie PL utworzyliśmy pierwotną FV sprzedaży, ale został zwrócony do magazynu w DE – w takiej sytuacji sugeruje wystawiając korektę do FV wprowadzić datę magazynową spójną z datą “RETURN” ale jednocześnie zrobić MMkę (przesunięcie między magazynowe) tego produktu z magazynu PL do magazynu DE – w podstawowych funkcjonalnościach Subiekta GT, nie znam możliwości wprowadzania produktu na inny magazyn niż pierwotny (ten na którym utworzyliśmy FV sprzedaży)  – jeżeli ktoś z Was zna taką możliwość Subiekta lub jakiejś wtyczki do niego – dajcie proszę znać. Przy MMcę zawsze dopisuje, że dotyczyła takiego i takiego zwrotu, aby było wiadomo skąd się wzięła – MMka to tylko dokument wewnętrzny, ale dzięki temu mamy porządek na stanach magazynowych danych magazynów.

Słowo podsumowania

No dobra, dotknąłem podstaw, a już mamy 4 strony tekstu. Właściwie, powyższe informacje powinny Wam pomóc robić to w bazowej formie zgodnie ze sztuką. Nikt wcześniej tego tak szczegółowo nie opisał, a ja lubię być pierwszy 🙂  Ważne są też porządki magazynowe i zgodność stanów ze stanami w Amazon – zalecam przynajmniej dwa razy w roku robić porządki – weryfikować stany produktów, które widzimy u siebie w magazynie, a stany, które widzimy w Amazon – kierujmy się zasadą, że w naturze nic nie ginie – jeszcze nie zdarzyło mi się aby produkt w Amazon zginął bezpowrotnie, a nawet jeśli tak by było – pewnie dostalibyśmy odszkodowanie. Zalecam kontrolowanie ilości, które dotarły w zbiorczej wysyłce do Amazon – jest to baza do wyliczania zgodności stanów magazynowych – jeżeli wysłaliśmy 10 sztuk produktu, a Amazon doliczył się 7-dmiu – to albo przyjmujemy to za pewnik i tak korygujemy nasze WZtki i PZtki, albo prosimy Amazon o ponowne zweryfikowanie wysyłki. Zdarzają się nawet sytuacje, w których Amazon dolicza się większej ilość sztuk niż wysyłaliśmy – co w moim przypadku jest prawie nie możliwe, bo odpowiednia ilość sztuk mieści się do kartonu, w takiej sytuacji zalecam analizę Daily Inventory Report aby sprawdzić czy przypadkiem wysłana ilość nie została skorygowana parę dni po dostawie.

Na dzień dzisiejszy priorytetem jest dla mnie AUTOMATYZACJA tych procesów. Pracuje z firmą programistyczną nad napisaniem programu, który wszystko co powyższe zautomatyzuje – zamysł jest taki, że pobieramy Vat Transaction Report a wszystkie powyższe procesy robią się po stronie Subiekta GT automatycznie. Program powinien być gotowy do końca października 2017 – jeżeli się uda, możemy skorzystać na tym wszyscy.

Mam nadzieję, że trochę rozjaśniła się kwestia księgowości.

UWAGA : Nie jestem doradcą podatkowym ani księgowym – stosowanie, którejkolwiek z wyżej opisanych zasad stosujesz na własne ryzyko i odpowiedzialność.

div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container {background-image: url(https://iwuc.pl/wp-content/uploads/2017/09/ksiwgowosc_amazon.jpg);background-color: rgba(12,12,12,0.44);background-size: cover;background-position: top center;background-attachment: fixed;background-repeat: no-repeat;}#stuning-header div.page-title-inner {min-height: 650px;}div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container.dfd_stun_header_vertical_parallax {-webkit-transform: -webkit-translate3d(0,0,0) !important;-moz-transform: -moz-translate3d(0,0,0) !important;-ms-transform: -ms-translate3d(0,0,0) !important;-o-transform: -o-translate3d(0,0,0) !important;transform: translate3d(0,0,0) !important;}